Nemandi er stofnaður í Innu með því að skrá umsóknin fyrir hann og samþykkja hana. Við það er nemandi stofnaður í skólanum og námsferilsáætlun er byggð upp fyrir hann.
Myndin að ofan sýnir
umsóknarferlið í kerfinu. Byrjað er á að nýskrá umsókn inn í kerfið. Nýjar
umsóknir fá stöðuna Í vinnslu. Ef umsækjandi á 
óafgreiddar
umsóknir í öðrum skóla/skólum er birt viðvörun ásamt lista yfir þær umsóknir
sem umsækjandi á. Einnig er birt viðvörun ef umsækjandi hefur verið nemi áður.
Það er hægt að nýskrá umsókn þó umsækjandi eigi umsóknir fyrir.
Umsóknir eru afgreiddar með því að skrá þær í stöðurnar Samþykkt eða Hafnað. Þá er nemandi skráður og námsferilsáætlun byggð skv. braut. Þær umsóknir sem ekki er búið að taka afstöðu til eða eru á “biðlista” halda stöðunni Í vinnslu.
Þegar búið er að ákveða hverjir hljóta inngöngu í skólann og hverjum er hafnað er hægt að senda þær umsóknir sem hefur verið hafnað og eru með skráða varaskóla á þann varaskóla sem er með næstan forgang. Slíkar umsóknir fá stöðuna Hafnað, varaskóli. Þær umsóknir sem ekki eru með varaskóla fá stöðuna Hafnað, án varaskóla.
Svarbréf eru send með því að taka út úr kerfinu bréfaskrá með upplýsingum um umsækjendur sem eiga umsóknir í ákveðnum stöðum (t.d. Hafnað). Bréfaskránni er síðan keyrð saman við bréf (t.d. Word) sem skólarnir útbúa sjálfir.
Myndin að neðan sýnir stöður umsókna í kerfinu. Örvarnar sýna hvernig eðlilegt ferli umsókna er. Þannig er hægt að breyta stöðu umsóknar sem er stöðunni Í vinnslu í Samþykkt eða Hafnað. Þegar umsókn er sett í stöðuna samþykkt er nemandinn búinn til og námsferill útbúinn. Eins má setja umsóknir í stöðunni Hafnað í stöðurnar Í vinnslu, Hafnað eða Hafnað, varaskóli.
Hér má finna umsóknir út frá eftirfarandi leitarforsendum: kennitölu umsækjanda, nafni umsækjanda, umsóknarönn, undirskóla sem sótt er um, braut sem sótt er um og stöðu umsóknar.
Valið er að skoða umsókn úr listanum, þá birtist myndin hér á eftir. Fyrir ofan flipa eru birtar allar helstu upplýsingar um umsækjanda. Upplýsingar um umsóknarskóla, varaskóla, grunnskólaeinkunnir, tungumál, forráðamenn umsækjanda (ef yngri en 18 ára) eða aðstandendur (ef 18 ára eða eldri) og samskipti við umsækjanda er að finna í flipum. Breyta má upplýsingum um umsækjanda með því að ýta á breyta táknið í borðanum efst í myndinni. Umsóknarskóla, eða umsóknarbraut má breyta með því að velja krækju fyrir viðkomandi skóla í flipanum skólar. Einnig er hægt að bæta nýjum skóla við umsóknina (t.d. ef nemandi vill láta senda umsóknina á annan skóla) með því að velja nýskrá í skóla flipanum.
Grunnskólaeinkunnir umsækjanda eru skoðaðar með því að ýta á grunnskólaflipann. Hægt er að breyta grunnskólaeinkunnum með því að ýta á breyta eða nýskrá einkunn með því að ýta á Nýskrá táknið.
Með því að ýta á flipann tungumál má sjá móðurmál umsækjanda og hvaða tungumál umsækjandi hefur sótt um sem norðurlandamál, þriðja mál og fjórða mál (ef máladeild). Hægt er að breyta þessum atriðum með því að ýta á Breyta táknið.
Forráðamenn/aðstandendur umsækjanda má sjá með því að ýta á flipann forráðamenn/aðstandendur. Hægt er að breyta forráðamanni eða aðstandanda með því að ýta á Breyta í viðkomandi línu. Einnig er hægt að skrá nýjan forráðamann eða aðstandanda.
Í næsta flipa er haldið utan um samskipti við umsækjanda. Þannig er hægt að skrá inn athugasemdir ef umsækjandi hefur samband við skóla og vill koma einhverjum atriðum að. Dagsetning athugasemdar er skráð af kerfi. Notandi getur breytt athugasemd með því að ýta á dagsetningu athugasemdar í viðkomandi línu.
Hægt er að nýskrá umsóknir með því að velja Nýskrá úr listanum eins og sýnt er að framan. Einnig er hægt að velja vinnuleiðina Skrá umsókn. Notandi skráir inn kennitölu umsækjanda og ýtir á Áfram.
Ef umsækjandi á óafgreiddar umsóknir í öðrum skóla/skólum er birt viðvörun ásamt lista yfir þær umsóknir sem umsækjandi á. Einnig er birt viðvörun ef umsækjandi hefur verið nemi áður. Það er hægt að nýskrá umsókn þó umsækjandi eigi umsóknir fyrir. Notandi getur samt sem áður ákveðið að skrá nýja umsókn og ýtir þá á nýskrá táknið neðst í myndinni.
Valin er ný kennitala og ýtt á Áfram, þar sem fyrri umsækjandi var til í skólanum. Þá birtist nýskráningarmyndin eins og sýnd er að neðan. Skráðar eru upplýsingar um umsækjanda, forráðamenn hans, grunnskóla og grunnskólaeinkunnir, umsóknar braut, önn og tungumál.
Eftir að notandi skráir umsókn lendir hann inn í skoða umsókn (sjá lýsingu að ofan). Þar getur hann bætt við varaskólum eða breytt atriðum ef þarf.
Umsóknir eru afgreiddar með því að skrá þær í stöðurnar Samþykkt eða Hafnað. Þær umsóknir sem ekki er búið að taka afstöðu til eða eru á “biðlista” halda stöðunni Í vinnslu. Umsóknir sem notandi vill vinna með eru fundnar með leit. Síðan getur notandi samþykkt, hafnað eða skoðað þær. Þegar umsókn er samþykkt er nemandi stofnaður og námsferilsáætlun hans skráð út frá braut sem sótt var um.
Hægt er að fá yfirlit yfir óafgreiddar umsóknir þar sem viðkomandi skóli er skráður sem varaskóli. Til dæmis getur Fjölbraut á Suðurlandi fengið yfirlit yfir umsóknir þar sem hann er sem varaskóli. Í listanum eru upplýsingar um forgangsröð umsóknar og stöðu hennar.
Þegar búið er að ákveða hverjir hljóta inngöngu í skólann og hverjum er hafnað er hægt að senda þær umsóknir sem hefur verið hafnað og eru með skráða varaskóla á þann varaskóla sem er með næstan forgang. Slíkar umsóknir fá stöðuna Hafnað, varaskóli. Þær umsóknir sem ekki eru með varaskóla fá stöðuna Hafnað, án varaskóla.
Svarbréf eru send með því að taka út úr kerfinu textaskrá með upplýsingum um umsækjendur sem eiga umsóknir í ákveðnum stöðum (t.d. Hafnað, án varaskóla), fyrir ákveðna önn eða tiltekinn umsækjanda. Bréfaskráin er síðan keyrð saman við bréf (t.d. í Word) sem skólarnir útbúa sjálfir (sjá lýsingu á mail merge í sér kafla).
